Внешний вид документа: что нужно проверить
Документ должен выглядеть аккуратно и соответствовать установленным требованиям. Обратите внимание на поля страницы, шрифт, интервал и отсутствие лишних выделений.
Поля страницы
- Левое поле: 30 мм;
- Правое поле: не менее 8 мм;
- Верхнее и нижнее поля: не менее 20 мм.
Адрес в реквизитах
Почтовый адрес отправителя должен быть полным и точным: Ф.И.О. или название организации, улица, номер дома и квартиры, населённый пункт, индекс, отделение почты, район и область. Если в адресе указан город, индекс ставится перед ним.
Кому направлен документ
- При адресации организации указывайте её название в именительном падеже.
- Если документ идёт в подразделение — сначала название организации, под ним — название подразделения.
- При отправке конкретному служащему — указывайте организацию в именительном падеже, затем должность и фамилию адресата в дательном.
- Для руководителя название организации обычно входит в наименование должности.
- При направлении гражданину сначала Ф.И.О., затем почтовый адрес.
- Если отправляете по электронной почте, в поле «Адресат» укажите официальный e-mail организации или электронный адрес физического лица.
Текст документа: шрифт и верстка
- Шрифт: обычное начертание, не меньше 13 пт; в подчинённых правительству организациях — 15 пт.
- Формат: стандартный лист А4; межстрочный интервал — одинарный; для блока формата А5 — межстрочный 14 пт.
- Выравнивание: по ширине страницы.
- Выделения: не используйте подчёркивание и печатание вразрядку; допустимы курсив и полужирный для важных фрагментов в справочных материалах.
Требования к содержанию и стилю
Текст должен быть точным, понятным и коротким, но сохранять всю важную информацию. Избегайте двусмысленностей и сложных оборотов.
Язык и стиль
- Пишите простыми предложениями и в официально-деловом стиле.
- Используйте грамматику и орфографию согласно нормам русского или белорусского языка.
- Предпочитайте короткие и распространённые конструкции вместо громоздких фраз.
Термины и слова
- Применяйте стандартизованные термины из нормативных актов и терминологических словарей.
- Если термин многозначен — выберите одно значение и используйте его последовательно.
- Не употребляйте просторечные, эмоциональные и художественные выражения.
- Не используйте иностранные слова, если есть общепринятый аналог на русском или белорусском.
- Ограничьте аббревиатуры: допускайте только общеизвестные или введённые в самом тексте.
Стандарты и нормы оформления
При оформлении документов учитывайте действующие стандарты, которые определяют состав реквизитов и порядок их расположения. Соблюдение этих требований повышает качество и унифицирует документы организации.
Специальные требования для процессуальных и нормативных документов
Некоторые виды документов имеют свои обязательные реквизиты и структуру. Это касается исковых заявлений, апелляций, жалоб, мировых соглашений, жалоб по административным делам и обращений граждан. При работе с такими документами ориентируйтесь на соответствующие процессуальные нормы и законы.
Сроки и юридически значимые действия
При составлении документов учитывайте сроки, установленные для совершения юридически важных действий. Документ, подготовленный вовремя и в соответствии с требованиями, сохраняет юридическую силу и помогает избежать процессуальных рисков.
Почему важно соблюдать эти правила
Документы, оформленные по правилам, выглядят профессионально и меньше подвержены замечаниям при проверках. Это показатель компетентности юрисконсульта и надёжность для организации.
Короткий чек‑лист для проверки готового документа
- Поля страницы соответствуют нормам;
- адрес и реквизиты указаны полностью и корректно;
- шрифт и интервал соответствуют требованиям;
- текст ясен, краток и однозначен;
- использованы нормативные термины;
- особые процессуальные требования учтены;
- соблюдены сроки для юридически значимых действий.
Следование этим простым правилам упростит подготовку документов и поможет держать стандарты качества на должном уровне.